10 قانون طلايي برگزاري جلسات كاري
همشهري آنلاين ـ جلسه بيش از 93 دقيقه است كه جريان دارد. براي شما انگار 93 روز است
قرار بود جلسه فقط حداكثر يك ساعت طول بكشد اما رئيس براي صحبت كردن درباره طرح مورد علاقهاش در جلسه حاضر شد و هيچكس اكنون حاضر نيست نخستين نفري باشد كه از خستگي سخن بگويد. همه سرگرم ارائه نظرياتي هستند كه به مذاق رئيس خوش بيايد. شايد در دل خود به كسي كه از سخن گفتن درباره موفقيت طرح دست بر نميدارد، بدوبيراه بگوييد، زيرا ميدانيد اين طرح محكوم به شكست است.
براي تشكيل جلسات موفقيتآميز بايد اصولي را رعايت كرد كه اهم آن به شرح زير است:
1- ساعت در جلسات از همه چيز مهمتر است. به خاطر احترام به پايبندي و بزرگمنشي همه افراد حاضر، جلسه نبايد بيش از زمان اعلامشده طول بكشد، بهخصوص جلساتي كه بهطور منظم تشكيل ميشود. اگر جلسه تماماً صرف يك موضوع ميشود و به نتيجهاي نميرسد، كار را به جلسه ديگر موكول كنيد. اگر بايد جلسه با اتخاذ يك تصميم يا اقدام به پايان برسد، بايد بر همين اساس زمانبندي شود. پيش از آغاز جلسه، به همه شركتكنندگان بگوييد جلسه تا زمان نتيجهگيري لازم ادامه خواهد يافت. با كم نشان دادن مقدار كار در جلسه، افراد را گمراه نكنيد. زيان اين كار مستقيماً گريبانگير خود شما خواهد شد.
2 - دليل اصلي جلسه را فراموش نكنيد. تنها دليل برگزاري جلسات آن است كه كاري را با هم انجام دهيم كه نميتوان آن را به تنهايي و به نحو بهتر انجام داد. جلسات بهطور كلي يكي از اين سه هدف اصلي را دارند: برقراري ارتباط، اداره كردن و تصميم گرفتن. از اين سه، اولي و آخري مهمتر است. اما تمركز هر سه نوع جلسه بايد بر اتخاذ اقدام باشد. در جلسات يا بايد مقصود به اطلاع حاضران برسد يا نتايج اقدامي كه گرفته شده، اعلام شود يا يك رشته اقدام براي اجرا تدوين شود يا يك رشته اقدام از ميان گزينهها انتخاب شود. اگر جلساتي را برگزار كنيد يا به جلساتي برويد كه هدفي غيراز اينها دارد، وقت خود و ديگران را تلف ميكنيد. بهتر است كار ديگري بكنيد.
3 - قانون طلايي جلسات را به ياد داشته باشيد: در برابر جمع تحسين كنيد، در خلوت انتقاد كنيد. انتقاد در جمع را هر گاه كه پيش ميآيد، قطع كنيد. اين كار بهشدت به روحيه افراد لطمه ميزند و بايد از آن جلوگيري كرد. اگر تمام اعضاي گروه به ياد داشته باشند كه آنان براي يك كارفرما كار ميكنند و در نتيجه عضو يك گروه محسوب ميشوند، جلوي بسياري از مشكلات گرفته ميشود. پيش از آغاز جلسه، به شركتكنندگان يادآوري كنيد كه رئيس جلسه كيست، جلسه چقدر طول ميكشد و هدف جلسه چيست. آنگاه بايد با تلاشهايي كه بر اثر سوءتفاهم در مورد قواعد مورد پذيرش همگان براي انحراف مسير جلسه صورت ميگيرد، مقابله كرد. مؤدبانه اما با قوت جلسه را به مسير اصلي بازگردانيد.
4- در خارج از ساعات عادي كاري جلسه نگذاريد. البته مواقعي پيش ميآيد كه بايد اين قانون را شكست اما اين كار را فقط بايد در موارد واقعاً اضطراري انجام داد. كساني كه در شب يا روزهاي تعطيل جلسه ميگذارند، در واقع اين حقيقت شرمآور را جار ميزنند كه زندگي ندارند و انتظار دارند كه بقيه هم زندگي خود را رها كنند. نبايد به چنين شخصي اجازه داد اصلاً جايي را اداره كند، چه برسد مثلاً بخشي از يك شركت بزرگ؛ زيرا از صفات انساني اوليه براي حسن انجام كار بيبهرهاند. دوام آوردن در دنياي سريع امروزي نيازمند فهم درست از كار و نيز نگاه به اطراف است. كساني كه فاقد تعادل لازم در زندگي هستند، احتمالاً نميتوانند دنيايي را كه در آن هستند يا اطراف خود را ببينند.
5- از فشار گروه براي تصويب تصميمات استفاده نكنيد. استفاده از جلسات براي زير فشار گذاشتن افراد بهمنظور موافقت با اقدامات يا افكاري كه ميدانيد غيراخلاقي يا غيرقانوني هستند، اشتباه است. فشار گروه نيروي توانمندي است، بهخصوص در جايي كه شغل افراد در خطر باشد. از آن براي منحرف كردن افراد از مسير قانون يا دور زدن قانون يا هزاران عمل غيرقانوني ديگر كه معمولاً در شركتها صورت ميگيرد، سوءاستفاده نكنيد. سازمان يا شركت هر كس داراي يك دسته ارزش است. اگر پايبندي به قانون اخلاق يا حاكميت قانون جزو آن نيست، اين ارزشها را تغيير دهيد يا در جاي ديگري مشغول به كار شويد.
6- از جلسات براي خراب كردن كار كس ديگري استفاده نكنيد. در هر جلسه، ميتوان بدون شخصي كردن مسائل يا خراب كردن افراد، اختلاف نظر را بيان كرد. تخريب ديگران اشتباه و از نظر عقلاني نابخردانه است. دنياي كاروكسب امروزي به قدري زودگذر و افراد حاضر در آن به قدري گذرا هستند كه گذشته بار ديگر برميگردد و با شما روبهرو ميشود. يك پيروزي كوچك در قبال شكست فردي ديگر در يك شغل ميتواند در محل اشتغال بعدي شما، شرمآور باشد. در برابر وسوسه تخريب مقاومت كنيد. متأسفانه، ماهيت بيثبات محيط كاري امروز سبب شده است تا بسياري افراد رويكرد مخالف را در پيش بگيرند. بهنظر ميرسد اين تفكر حاكم است: من ديگر هرگز اين افراد را نخواهم ديد. پس چرا با آنان به هم نزنم؟ اما تقريباً هميشه ضداين امر درست از آب در ميآيد.
7- امور شخصي و كاري را از هم جدا نگه داريد. دوست بودن با افراد در محيط كار هيچ ايرادي ندارد. اما جلسه جاي خوش و بش نيست. البته قدري خوش و بش ابتدا و پايان جلسات باعث نرم شدن روابط ميشود. اما بديهي است كه بايد موازنه به نفع كار باشد. خوش و بش بيش از اندازه باعث ناراحتي كساني در جلسه خواهد شد كه جزئي از اين بده بستان نيستند. به علاوه، اين امر براي فرايند كار نامناسب است و باعث فرسايش روحي ميشود. لازم است فرد در بيرون از كار، زندگي خود را داشته باشد. اگر متوجه شديد كه همه مراودات شما در جلسات كاري پيش ميآيد، زمان تغييراتي در زندگي فرارسيده است.
8- فراموش نكنيد كه بهترين الگو براي جلسات دمكراسي است، نه پادشاهي. در برابر اين وسوسه كه شركتكنندگان را به تأييد تصميم مورد نظر خود وادارد، مقاومت كنيد. بايد با اقناع اخلاقي كار را به پيش ببريد، نه با زور عنوان خود. زورمداري الگوي مناسبي براي جلسات نيست. در مقام مدير، بايد همواره براي فهميدن هدف جلسه تلاش كنيد. اگر ميخواهيد دستور بدهيد، آن را در رسانهاي كه در اختيار داريد، منتشر كنيد. لازم نيست براي اعلام رويهاي كه نياز به بحث ندارد، جلسه بگذاريد. و مراقب ديگر كساني در جلسه باشيد كه ميخواهند كنترل آن را به دست بگيرند. اين كار مورد علاقه برخي افراد است. وظيفه شما بهعنوان مدير جلسه است كه مانع از اين كار شويد.
9- هميشه دستور كار روشني آماده كنيد و از قبل آن را در اختيار ديگران بگذاريد. كار خوبي است كه پيش از جلسه، درباره هدف، ماهيت و ساختار آن فكر كنيد. اين افكار بايد بهصورت دستور كار دربيايد و پيش از جلسه در اختيار همه شركتكنندگان قرار بگيرد. اينگونه،همه وقت كافي دارند تا پيشنهاد، گزارش، طرح و... خود را آماده كنند. در اغلب موارد، كساني كه جلسه ميگذارند، ميزان آمادگي لازم براي شركتكنندگان را دستكم ميگيرند.
10- جلسات منظمي را كه ديگر هدفي براي آن وجود ندارد، متوقف كنيد. اگر ديگر نميتوانيد به روشني دليل جلسه منظمي را بيان كنيد، زمان آن رسيده كه دست نگهداريد. اهداف تغيير ميكند و وقتي دليل برگزاري جلسه از بين ميرود، نخستين نفري باشيد كه آن را متوقف ميكنيد. تمام جلسات ادواري بايد ارزيابي ادواري شوند تا معلوم شود آيا هنوز هدفي وجود دارد يا خير.
مترجم - وحيد رضا نعيمي
منبع: effectivemeetings.com
